Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России

6.2.1. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме приложения 8 к настоящей Инструкции.

6.2.2. В номенклатуру дел структурного подразделения включаются заголовки дел, а также документов в электронной форме в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции, в том числе с ограничительной пометкой «Для служебного пользования». В последнем случае после индекса дела указывается аббревиатура «ДСП» (без кавычек).

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения Банка России или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого учреждения Банка России).

Копии законодательных актов, нормативных правовых и иных актов органов государственной власти Российской Федерации, органов Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативных и иных актов Банка России, писем Банка России, направляемых всем территориальным учреждениям, официальных разъяснений Банка России со сроком хранения «До минования надобности» учитываются в номенклатуре дел структурного подразделения или учреждения Банка России, как правило, в разделе секретариата. Не рекомендуется дублировать заголовки таких дел в номенклатурах дел отделов и секторов в составе структурного подразделения.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных дел учреждения Банка России.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В графе 1 (индекс дела) номенклатуры дел указывается установленное цифровое обозначение (индекс) структурного подразделения и Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России порядковый номер дела по номенклатуре дел.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается приказом по основной деятельности.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс структурного подразделения и индекс дела отделяются знаком «-» (тире). Если дело или хотя бы один документ в деле имеет ограничительную пометку «Для служебного пользования», к его индексу добавляется аббревиатура «ДСП» (без кавычек).

Например, в индексе 2-1-42 цифра 2 обозначает индекс структурного подразделения (управления, отдела), цифра 1 – индекс отдела (сектора) в его составе и цифры 42 – порядковый номер дела по номенклатуре дел данного структурного подразделения.

6.2.3. В графе 2 (заголовок дела) номенклатуры дел указываются заголовки дел, а также документов в электронной форме в соответствии с подпунктом 6.2.9 настоящего Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России пункта. Если дело целиком состоит из копий документов, в заголовке дела проставляется слово «Копии». Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

6.2.3.1. При необходимости в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки отдельных томов дела. Все тома такого дела будут иметь один индекс.

6.2.3.2. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.).



В номенклатуре дел все заголовки дел пишутся полностью. Не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

6.2.3.3. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается наименование организации, документы которой будут Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России получены (корреспондент документа), а также указывается, с кем и по какому вопросу ведется переписка.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование. Например:

«Переписка с кредитными организациями о представлении отчетности».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов по Перечню документов. Например:

«Переписка с учебными заведениями об организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала Главного управления».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год), на (или за) который Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России будут составлены планы (отчеты). Например:

«Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за II квартал 2007 года».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», после которого в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:

«Документы (планы, списки, повестки) о проведении совещаний с работниками территориальных учреждений о повышении квалификации персонала».

В заголовках личных, юридических и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве названия употребляется термин «дело».

6.2.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России (подраздела) номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии законодательных актов, нормативных правовых и иных актов органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативные и иные акты Банка России, письма Банка России, направляемые всем территориальным учреждениям, официальные разъяснения Банка России, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами учреждения Банка России. В номенклатуре дел структурного подразделения рекомендуется группировать вместе комплексы взаимосвязанных документов в их логической последовательности.

Журналы (реестры) учета рекомендуется располагать в конце раздела (перед документами в электронной форме, базами данных).

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России дел в алфавитном порядке соответствующих названий.

Заголовки дел, содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года (далее - переходящие дела), юридических дел, а также журналов учета, вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для переходящих дел допускается использование общего заголовка. Например:

«Юридические дела кредитных организаций».

Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы. Например:

«Годовые бухгалтерские отчеты РКЦ (по каждому РКЦ)».

6.2.5. Графа 3 (количество дел (томов) заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой дел, не заводилось, в графе «примечание» напротив заголовка пишется «Не заводилось» и указывается причина, по которой дело не было заведено. Например:

«Не заводилось в связи с отсутствием документов»,

или

«Не заводилось с связи с отменой формы отчетности».

6.2.6. В графе 4 (срок хранения дела) указывается срок хранения дела или документов в электронной форме и номер статьи по Перечню документов, на основании которой установлен срок хранения дела. Сроки хранения документов, не предусмотренные Перечнем документов, определяются по Типовому перечню. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура «ТП» (без кавычек).

6.2.7. В графе 5 (примечание Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России) проставляются отметки о заведении дел, виде носителя информации, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел на архивное хранение в другое структурное подразделение, а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел. Например, в примечании к юридическим делам, формируемых в структурном подразделении, в компетенцию которого входят вопросы лицензирования деятельности кредитных организаций, должно указываться место их хранения. Например:

«Хранятся в подразделении безопасности и защиты информации».

6.2.8. В начале нового календарного года производится подсчет общего количества сформированных в структурном подразделении в предыдущем календарном году дел, предусмотренных номенклатурой дел и включенных в нее дополнительно в течение года. На основании этих Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись номенклатуры дел по форме приложения 9 к настоящей Инструкции.

Суммарные данные графы 3 о количестве дел, их томов отдельно по делам постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу и хранящимся «До минования надобности», «До замены новыми» отражаются в итоговой записи номенклатуры дел.

6.2.9. Документы в электронной форме (ЭД), оформленные в соответствии с нормативными и иными актами Банка России, включаются в номенклатуру дел в конце разделов номенклатуры дел структурного подразделения учреждения, ответственного за их ведение.

В номенклатуру дел не включаются: дополнительные электронные копии документов, а также информация в электронной Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России форме, направленная для сведения.

Если в структурном подразделении имеются документы на бумажном носителе и их электронные копии, в номенклатуру дел включаются только документы на бумажном носителе.

6.2.10. Каждая позиция номенклатуры дел структурного подразделения, учитывающая документы в электронной форме, оформляется в порядке, определенном настоящим пунктом, и должна иметь в графе 1 отдельный индекс.

В графе 5 (примечание) номенклатуры дел структурного подразделения указываются: название информационно-вычислительной системы (ИВС), ее подсистемы и комплекса задач, сформулированных в утвержденном техническом задании, название структурного подразделения, ответственного за сопровождение программно-технического комплекса задач. Например:

«ЭД. ИВС Банка России. Подсистема «Задача по передаче информации от кредитной организации в Федеральную службу Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России по финансовому мониторингу». Положение Банка России от 20.12.2002 № 207-П. РЦИ ГУ Банка России по Волгоградской области».


documentaoqokll.html
documentaoqorvt.html
documentaoqozgb.html
documentaoqpgqj.html
documentaoqpoar.html
Документ Требования к составлению номенклатуры дел структурного подразделения учреждения Банка России